La nube y la optimización de los flujos de información.

La nube y la optimización de los flujos de información


Consejos para autónomos por parte de un consultor informático

En mi experiencia como consultor informático, veo cosas de las que creo que tenemos que sacar lecciones. Cuando asesoro a despachos, veo que existe una enorme “adoración” por el programa MS Outlook. Es evidente que es un programa excelente para la gestión de correo, agenda y contactos. Lo que no es, y es lo que me cuesta hacer ver a mis clientes, es que sea un buen gestor documental.

Mis clientes dedican esfuerzos y tiempo en crear carpetas en Outlook para clasificar el correo: por clientes, por expedientes, por fechas…. Asimismo, lo almacenan todo allí. Si trabajamos solos, puede estar bien, pero, ¿qué pasa cuando trabajamos más de uno en un asunto? Empezamos a tener versiones de contratos revisados que entran en conflicto, correos que no conocen todos los actores del asunto, redundancia de datos, datos importantes que no quedan resguardados por una copia de seguridad…

Para estos casos se ve claro que lo mejor es centralizar la información y que todos los actores tengan la misma información. Por eso hace tiempo que existen CMS (gestores de contenido) así como gestores documentales, que nos ayudan en esta tarea. Pues bien, ahora vayamos un paso más. El trabajo colaborativo nos puede ayudar a agilizar muchas gestiones. Hoy, gracias a “la nube” y el concepto de “networking” entendido literalmente como red de trabajo, podemos permitir visualizar y compartir áreas de conocimiento de nuestro negocio con nuestros clientes y proveedores. Esto permite evitar la duplicidad de trabajos y mejorar los flujos de información. Pongamos un ejemplo: los ciclos de facturación.

Imagina que generas tus facturas y que por el mero hecho de haberlas creado, estas ya estén en manos del cliente, en manos de tú asesor o departamento contable, y que de allí además, ya puedas cuadrar tu contabilidad con tus cuentas bancarias. Eso es lo que te ofrecen programas en la nube como indaFactura. Ya no es necesario que cliente y proveedor guarden copia en sus servidores de su información, que, cuando uno no encuentre una factura, se la tenga que reclamar al otro, que haya duplicidades y disparidades. Ahora, todo es más fácil y rápido. Además, trabajar en la nube, ahorras enormemente en costes de informática a las empresas, ahorras en electricidad (los servidores siempre están encendidos). Ya no necesitas un servidor, administrarlo, estar al corriente de actualizaciones de los programas, perder horas al teléfono cuando estas actualizaciones dan problemas…

Sergi Grangel, Consultor informático.

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